山西医科大学汾阳学院外事办是在学校党委、校行政领导下，负责全校各项外事工作的职能部门，是学校执行国家外交政策和教育外事政策、处理全校外事工作的一个归口部门，负责政策把关和外事管理的双重职责。职能是：管理、指导、协调、服务。具体职责如下：

一、 贯彻执行党和国家有关的外事工作方针、政策和规定。遇到特殊情况，及时向分管校长、上级外事部门及相关部门请示汇报。

二、 编制学校外事工作规划，年度计划和经费预算。

三、 制定和完善学校涉外工作规章制度。

四、 配合党委宣传部门做好对外宣传和群众性的外事教育工作。

五、 负责组织协调学校有关部门开展对外学术交流、科技产业合作及联合办学等事宜，并协调和管理协议的执行情况。

六、 协调学校有关部门、院系引进国外智力，聘请外国专家（名誉教授、顾问教授、客座教授）工作。协同相关部门、院系，做好对长期或短期来校专家的的邀请和接待工作、并掌握学术交流及讲学效果。

七、 负责外籍语言教师的聘请工作，在校期间的接待和管理工作。负责外籍教师宿舍的管理工作。

八、 负责建立和管理学校海外留学人员人才库和项目库。

九、 协助学校有关部门、院系筹办国际学术会议。

十、 协调管理学校教职员工及学生的对外交流合作事宜。协助我省外事部门组织涉外人员学习外事方面的有关方针、政策、规章制度，外事纪律教育(包括出国人员的集训)，负责检查外事纪律执行情况。

十一、制定学校组团出访考察计划，负责对外联络及准备工作的落实。

十二、负责涉外培训项目、各类国际科技合作项目信息采集、发布、联系、申报和管理工作。

十三 、协同各院系开展国际合作办学项目管理、拓展和联系工作，按照教育部以及山西省的有关规定，做好项目申报、审批、评估检查和总结等工作。

十四、 负责学生、教师、管理人员校际交流项目。

十五、 管理学校教职员工因公出国（境）工作，包括在职教职员工公派和自费留学事宜。

十六、责外事活动中外宾赠送礼品的登记、管理和处理，以及赠送外宾礼品的购置、保管和使用(包括圣诞节贺年卡的寄发)。

十七、 负责本部门党风廉政建设和安全保密工作。

十八、 完成学校领导临时交办的其它工作。