机要科工作职责

协助主任完成下列工作：

1、负责上级及相关单位来文的登记、传阅、催办、清退和归档工作；

2、负责学校公文的登记、编号、印制及归档工作；

3、督查、督办上级及相关单位来文的落实情况；

4、按照保密工作条例，做好机要文件的管理和保密工作；

5、负责学院党委、行政印章和党委书记、校长印章的管理、使用，根据学院机构设置、调整情况，刻制、启用、备案印章；

6、开具对外介绍信和有关信函；

7、办理学校组织机构代码证书、法人登记证书的年检工作；

8、完成院领导、办公室领导交办的其它工作。

文书科工作职责

协助主任完成下列工作：

1、负责起草学院党政年度工作计划、工作总结、发展规划、会议纪要和涉及学院全局性工作的请示、报告、通知等材料； 

2、拟定办公室及涉及全院性的规章制度和以学院党委、行政及办公室名义发布的布告、文件等；负责各部门以党委、行政名义上报、下发的文件内容和文字的审核；

3、负责起草院领导在各种重要场合的讲话稿；

4、做好各种会议的会议记录；

5、编发《山西医科大学汾阳学院信息》；

6、及时收集整理学院各项工作的进展、成绩，并按要求汇总、上报；

7、参与学院重大问题的调研工作，收集整理相关资料，起草调研报告，为领导决策提供依据；

8、完成院领导和办公室领导交办的其他工作。

行政科工作职责

协助主任完成下列工作：

1、负责全院的电话管理工作，包括拟订制度、发放电话费、装移电话，协助各部门维修电话；

2、负责节假日休假、全院值班的统筹安排以及部门值班的安排工作；

3、负责领用、发放院领导、办公室工作人员的办公用品；

4、负责会议及有关活动的组织、安排、通知及服务工作；

5、负责上级机关和兄弟单位给学院拨打电话的记录、转呈、催办；

6、负责办公室人员的考勤和津贴的制表、报送、审批工作；

7、负责以学院党委、行政、办公室名义下发的各类文件的分发工作；

8、负责院领导、会议室、接待室、客房的卫生清洁工作；

9、负责院领导、办公室、会议室的电脑设备、办公桌柜等固定资产的登记、管理工作；

10、负责学院主网页部分内容及办公室网页的编辑、维护、管理工作，及时上传各类需公开的材料、文件；

11、完成院领导和办公室领导交办的其它工作。