山医大汾院院字（2012） 号

 

关于印发《山西医科大学汾阳学院

档案归档办法》的通知

 

各系（部）、处（室）、馆、中心、集团：

为进一步促进我院档案管理的规范化，强化各部门档案工作职责，切实提高归档文件质量和档案管理与服务水平，根据国家和山西省有关法律、法规和档案、保密等管理规定，制订了《山西医科大学汾阳学院档案归档办法》。现印发给你们，请遵照执行。

                             二〇一二年十一月二十二日

抄送：党委各部（委、室），各党总支（直属支部），工会，团委

内发：书记，院长，副书记，纪委书纪，副院长

共印40份

 

山西医科大学汾阳学院档案归档办法

 

为进一步规范我院档案资料的归档工作，保证应归档资料的齐全完整，提高工作效率和质量，使档案资料更好地为学院改革发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》等有关法律规定，结合我院实际，特制订本办法。

一、立卷单位的职责、任务和立卷的要求

1、各部门均为立卷单位。承办人应该把办结的档案资料及时交给部门兼职档案员。各部门兼职档案员要按照立卷归档的要求，将阅办完毕的文件以及会议文件（包括照片、录音、光盘等）随时整理归卷、集中管理，年终复查调整，及时移交综合档案室。

2、各部门兼职档案人员要对照学院的档案管理规定，检查本部门归档资料的齐全、完整与准确性，整理完毕后，编制移交清册，由部门负责人签字核准后移交学院综合档案室。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。

3、兼职档案员必须保管好已归档和正在办理的档案资料，严防遗失和失密泄密。已归档的资料，利用时应进行登记；归还时注销，并将文件放入原卷内。

4、兼职档案员调离工作或短期离职时，应该认真做好保存档案资料的交接手续，不得擅自带走或随意销毁。

5、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。归档的文字材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

6、归档的档案资料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的档案资料。归档后不得更改。非纸质材料应有文字说明，并与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

二、综合档案室立卷的要求

1、案卷质量总的要求是：遵循档案资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

2、归档的档案资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、归档的文书类文件材料以卷为单位整理，按内容归类，以卷归档。在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。

4、归档文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角用铅笔填写页号。

5、卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。案卷应采用三孔一线的方法装订。

6、为了便于装订和使用，案卷厚度一般不超过二公分；如文件过多时，可分册立卷。

7、归档的照片应在背面加注说明和时间，并单独编制目录。底版应同照片放在一起归档。

8、归档的录音、光盘应标明录音、录像内容和形成时间，并单独编制目录。

三、归档交接

1、各部门每年度形成的案卷，一般应在次年6月底前向档案室移交。

2、移交档案资料时，档案部门应检查归档资料的质量，交接双方应认真核对移交清册，经部门负责人、档案室负责人审查签字后，由双方交接人签字。移交清单（册）一份交档案室，一份存档案移交处室留存。档案移交后，如果有些案卷需要继续使用，可以补办调阅手续；使用完毕后，应及时归还。

3、临时机构形成的文件，也应按照上述办法整理立卷，在工作全部结束后完整地向档案室移交。

四、归档范围

档案资料具有重要的参考价值和可靠的凭证作用，凡是我院在贯彻执行党和国家的方针政策、法律法规，从事教育教学、党政管理以及后勤服务等工作中形成的档案资料均属于归档范围。具体可分为：

1、党建工作形成的档案资料。

（1）党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。其中包括党务工作部下发的文件。

（2）党组织建设、党员和党员干部管理、纪检监察工作、重要政治活动或事件。

（3）宣传及思想政治工作、精神文明建设、统战工作。其中包括《汾阳学院》报。

（4）职工代表大会、工会妇联工作、共青团及学生社团工作。其中包括工会、团委下发的文件。

2、行政管理工作形成的档案资料。

（1）领导班子任命、构成及变更，内部机构及变更。

（2）领导班子活动。

（3）综合性行政事务，文秘、机要、保密、信访等工作。

（4）纪检监察及审计工作。其中包括工程审计报告。

（5）部分人事管理工作。其中包括人事处下发的函件及人事报表。

（6）后勤福利、住房管理、医疗卫生工作等。

（7）公安保卫，综合治理，防范自然灾害。

3、教学管理工作形成的档案资料。

（1）教学与实验室建设、专业设置。

（2）招生工作。其中包括历年招生简章、招生底册。

（3）学籍档案。其中包括所有学生成绩册。

（4）课堂教学与实践过程中形成的文件。包括教学任务表、教学进程表、周时数分配表、课程表等。

（5）毕业生工作。包括历届学生名册、毕业证学位证发放表、毕业生就业派遣花名册、学位授予统计表等。

（6）教材。包括我院人员主编、参编教材、讲义等。

（7）外事档案。包括外教、出国交流活动等。

4、科技研究工作形成的档案资料。

（1）科研项目的调研、申报及其他学术活动形成的文件材料。

（2）科研项目的下达、报奖等。

5、基本建设工作形成的档案资料。

（1）基建项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目管理工作。

（2）基建项目的设计。

（3）基建项目的施工。

（4）基建项目的监理。

（5）基建项目的竣工和验收。

（6）基建项目的评奖和创优。

（7）基建项目的使用、维修、改建、扩建。

（8）事故分析和处理。

6、会计工作形成的档案资料。

（1）会计凭证。

（2）会计帐簿。

（3）会计财务报告及报表。

（4）其他文件材料。

7、其他对学院有保存价值的档案资料。

五、本办法由综合档案室负责解释。

六、本办法从下文之日起实施，原规定同时废止。