山医大汾院教函【2019】16号
各系（部）、专业、班级：
为进一步加强学生的学业管理，提高学生自我管理、自我约束能力，根据《山西医科大学汾阳学院学生学业预警管理办法》（山医大汾院院字（2019）13号）通知精神，现开展2018/2019 学年第二学期学业预警工作。希望通过学业预警的开展，督促学生端正学习态度，努力学习，顺利完成学业。
一、学业预警范围
所有在校生（2018/2019学年第1学期学期内不合格（或未获得学分）课程（体育课除外）达到4门次及以上者）。
二、学业预警工作程序
（一）确定预警学生名单
每学期开学4周内，教务处发放上学期学期末阶段课程结业成绩后，由各系（部）负责根据学生成绩确定学业预警学生名单并汇总名单报送教务处教学质量管理科（考试中心）审核备案。
截止时间：3月29日（星期五）下午6:00前。
（二）通知被学业预警的学生
由学生辅导员（或年级主任）向被预警学生送达《山西医科大学汾阳学院学业预警通知单》，被预警学生本人签字确认。
（三）警示谈话并制定帮扶计划
确定学业预警学生名单后两周内，各系（部）安排学生辅导员（或年级主任）与被预警学生进行警示谈话，了解分析学生学习的问题与原因，协助其制定学习计划，必要时安排学业成绩优秀的学生进行一对一帮助，并填写《山西医科大学汾阳学院学业预警学生谈话记录表》。
（四）通知家长
辅导员（或年级主任）以信函形式向受到学业预警的学生家长邮寄《山西医科大学汾阳学院学业预警通知单（致家长）》（含回执），留存邮寄证明，要求家长寄回回执存档；或以其他通讯方式通知家长，留存通讯书面记录。同时应与学生家长进行直接交流谈话，整理书面记录，填写《山西医科大学汾阳学院学业预警家长谈话记录表》，记录确切时间、地点及谈话内容，经家长确认后存档。
三、预警材料的归档
各教学系（部）在向被预警的学生提出书面预警时,应安排专人与学生面谈并做好谈话记录,并将谈话记录材料与预警通知书存根联存档保存。
根据文件精神，各系（部）党总支书记为本部门学生学业预警工作的第一负责人，分管学生工作的党总支副书记与辅导员（或年级主任）具体负责本系（部）学生学业预警工作，定期对受到学业预警学生的学习情况进行检查，及时掌握学生的学习状况和学业完成情况，对学生进行动态管理，加强帮扶教育，督促学生完成学习任务。
各教学系（部）要高度重视学业预警工作 ,加强部门内的协调配合,根据学校统一的工作安排认真履行职责,精心组织，共同做好被预警学生的工作，确保学业预警工作的顺利完成。
特此通知
附件：《学业预警管理办法》
山西医科大学汾阳学院教务处
2019年3月18日
