一、教务处内部岗位职责

（一）处长、副处长岗位职责

处长职责

1、主持教务处全面工作；

2、根据上级有关规定和工作计划，提出教务处总体工作计划；

3、主持处内会议；

4、决策需提交校领导讨论的重大事项；

5、安排并决策相关规章制度的制定及落实；

6、负责协调处内评优评奖及绩效考核总体工作；

7、总负责处内总体预算及开支工作；

8、分管教材建设工作。

副处长职责

副处长I 协助处长负责招生、学籍管理、专业建设、课程建设、校内教室管理、日常教学管理、教学研究等工作

副处长Ⅱ 协助处长负责校内实验室、临床实习基地管理与建设、考务管理及教学质量监控等工作

1、对分管的工作负责；

2、根据教务处工作计划抓落实；

3、根据上级有关文件、规定，研究提出相关工作建议和方案；

4、组织制定相关规章制度；

5、研究决定与分管工作有关的、在学校管理规章制度规定之外的重要事项或提出处理意见和方案；

6、参加上级组织的与分管工作相关的会议并负责传达和组织实施；

7、负责协调科室之间的工作关系。

（二）科长、副科长岗位职责

1、主持科内全面工作；

2、落实教务处工作计划；

3、负责本科室的工作计划、工作总结、内部分工与考核；

4、根据学校有关文件、规定研究提出相关工作建议和方案；

5、组织起草本科室相关规章制度并执行落实；

6、研究决定本科室工作有关的、在学校管理规章制度规定之外的一般事项或提出处理意见和方案报分管处长决定；

7、承担一定的具体工作。

（三）科员、干事岗位职责

1、负责具体工作的落实；

2、在管理规章制度规定的范围内独立完成工作；

3、超出政策、规章制度规定的，有义务提出建议和措施；

4、根据有关文件、规定，研究草拟与本岗位相关的管理规章制度。

二、教务处组织原则

1、全处职工应有高度的事业心和工作责任感，应该积极主动地完成本职本岗位的工作和上级分配的工作任务。

2、全处职工要树立服务意识，对来处办事的教职员工和学生要热情接待；在政策和文件规定范围内的事要及时办理；超越管理规定范围的事要给予解答并逐级上报。

3、个人服从集体，下级服从上级，局部服从整体。对于不接受领导和拒不完成学校、处、科（室）安排的工作任务又屡教不改的或表现不好又未履行岗位职责的将按学校有关文件精神予以解聘或不予聘任。

4、处领导实行集体领导和个人分工负责相结合的制度。凡属重大问题都要按照集体领导、民主集中、个别酝酿与会议决定的原则，由教务处集体会议讨论，作出决定。

5、各科室负责人要切实履行自己的职责。对于职权范围内的工作要积极主动地独立解决，对于特殊情况要及时向分管副处长或处长请示和报告。

6、个人对组织集体决定的事情，可以保留个人意见，但必须执行集体决议，也不得在公众场合发表不同言论，影响处内团结。

三、教学管理人员的基本要求

教学管理机构既是学校教学的“指挥部”又是师生的“服务部”。教学管理工作既具体、琐碎、繁杂又强调目的性和时效性，因此，对教学管理人员有很高的素质要求，包括：

1、政治思想要求

教学管理人员肩负着管理育人和服务育人的神圣使命，在政治思想上应发挥表率作用。要认真学习领会和贯彻党和国家的教育方针，用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观武装头脑，热爱教育事业和本职岗位；要认真学习教育教学文件和规章制度，特别是与本职本岗位工作直接相关的政策、规定和制度，必须准确领会精神并在实际工作中认真贯彻执行。

2、道德品质要求

教学管理工作贯穿于整个教学过程，面向各系师生，教务管理人员的作风和品质每时每刻都在感染、影响着教职员工和广大学生。因此，教务管理人员应严格遵守职业道德，处处为人师表，时刻注意寓教于言、寓教于行、寓教于事、待人热情礼貌、办事公正廉洁、为人谦虚谨慎、自觉做精神文明建设的表率，要坚持以身作则、严于律己、宽以待人、要相互帮助、团结协作、自觉树立服务育人的观念，不断增强服务意识、全心全意为教学服务、为师生服务，要有强烈的事业心和高度的责任感，做到求真务实、乐于奉献、勇于进取。

3、业务知识要求

教学管理涉及教育学、心理学、管理学、行政学、行为学、社会学、系统论和控制论等多学科知识。其本身有着丰富的知识内涵和内在规律，教学管理人员必须掌握好教学管理有关的知识和原理，教学管理人员的工作对象是具有较高知识水平的教师和正在求知的大学生，要求教务人员应具有广博的科学文化知识，以便沟通与交流。现代科学技术飞速发展，信息科学与技术手段不断被引入到教务管理，要求教学管理人员应及时学习并掌握最新的科学技术知识和现代化管理手段。面对具体、繁杂、不断涌现出的教学管理问题要能灵活运用所学的知识分析和判断，提出处理意见和建议，为领导决策提供参考。

4、行政能力要求

教学管理工作涉及面广、内容复杂、计划性、关联性、严密性和协同性强。教学管理人员特别是部门负责人应具有较强的行政能力。包括：较强的计划与决策能力、观察分析能力、思考判断能力、预见想象能力、改革创新能力、语言文字能力较强的组织指挥能力、鉴别评审能力、科学运筹能力、协调沟通能力、督促检查能力、果敢行为能力、坚韧自控能力。

5、德才兼顾

德才兼顾即以德为重、论才定职，做到人尽其才、才尽其用。

教务处内部管理工作制度

一、处务会议制度

1、处务会参加人员是:处长、副处长；科长、副科长（必要时全体成员）。

2、处务会原则上每周召开一次，由处长主持。遇有特殊情况可临时召集。

3、处务会内容:通报各科工作进展情况；讨论各科工作中不能根据已有的政策、规定或惯例来解决的一些具体问题；讨论根据规定需提交到学校党委常委会议研究的问题；对上述问题作出决定。

4、提交处务会讨论的问题，各科需提前报送处领导议题。

5、各科对提交处务会讨论的问题，应拿出具体意见，或提供几个方案供会议选择。

6、处内政治、业务集中学习时可与处务会议合并举行，要求全体处内人员参加。

1、处长办公会的参加人员:处长、副处长。

2、处长办公会根据工作需要不定期召开，由处长召集并主持。

3、处长办公会主要研究讨论涉及教务处职责范围的各项工作、对这些工作的原则及如何实施作出决定；研究讨论处内人事安排、工作调整等事宜并作出决定；需要在处长办公会进行研究的其它事项。

4、处长办公会作出的决定，由分管处领导组织实施。

1、为强化服务意识，提高服务质量，改进工作作风，更好地为全校师生员工服务，实行首问责任制度。

2、凡学校的师生员工和社会各界人士到教务处办事或来电来函咨询有关事宜时，首位接洽的教务处工作人员必须热情接待，认真办理，负责到底。

1、建立处长信箱, 设立专人负责接收和处理，并及时报告处长进行处理。“处长信箱”自收到函件之日起 10个工作日内给予答复。主要接受处理师生员工对学校的教学改革与发展等各方面工作的意见和建议。

2、为方便对学生、教师服务，随时了解教学等方面的信息开辟教务在线，开展在线咨询和交流。

3、编辑教务简报，随时通报教务工作信息。

1、每个月的第一个周五下午为政治学习时间，第二个周五为党员组织生活，最后一个周五为专业学习时间，及时传达、部署各项相关工作；

2、为了适应高等教育改革和不断发展的需要，教学管理人员要加强学习，研究新形势下的教学管理规律，不断提高管理素质，做到管理育人、服务育人。教务处要求管理人员通过各种途径提高综合素质和管理水平:

⑴订阅相关的报刊杂志；

⑵熟悉各类教学管理制度；

⑶积极参加与本工作相关的学术交流活动，增长见识、开拓眼界；

⑷鼓励教务处职工在职提升学历、参加各类业务培训；

⑸定期或不定期地开展教学管理方面的研讨活动；

⑹积极开展教学管理研究工作。提高教学管理质量。

1、全处人员要认真遵守工作纪律，不迟到、不早退、不旷工，上班时间不得擅离职守。

2、坚持上班签到制度，每天上午、下午上班时到教务办公室签到，教务处设专人负责考勤。每学年按照岗位职责，实行年度考核，奖勤罚懒。

3、因故请假要严格执行请假销假制度，科员向科长请假，科长向分管处领导请假，副处长向处长请假，处长有事向处办公室报告，假期满后要及时销假。

4、探亲假、婚丧假、产假、节育假等均按学校规定办理。

5、旷工、事假、病假按学校规定办理。

1、收发文制度

(1)规范收文管理，由教务处处办公室统一收文，交处长批阅后根据工作性质交分管处领导作部署，视情况亦可向其他处领导通报，并做好相关文件、信函的登记、存档工作。

(2)处发文程序:各科室拟稿--科长核稿--分管处领导审批 (重要的由处长审批)--处办公室登记并统一编号--发布通知。各科室自行做好存档工作，并将电子和纸质文档报送处办公室，以备汇编时用。

2、印章管理制度
(1)教务处印章实行处办公室专人保管，严密保管，严格启用。坚持谁管理、谁负责。

(2)使用教务处印章时均须严格登记。

1、每年年底，教务处各科室起草下一年度的工作计划，交分管处领导审阅，处长审定，处办公室汇总。

2、每年年底，各科室按工作计划内容，并对照实际工作完成情况，认真总结一年来的工作，形成科室总结，交分管处领导审阅，处长审定，处办公室汇总。

3、 为推进机关效能建设，全面了解全处各科室工作情况和工作状态，及时总结提高，实施“教务工作日志”制度。

1、根据教育部《高等学校档案管理工作规范》和《山西医科大学汾阳学院教学档案管理办法》，制订《山西医科大学汾阳学院教务处教学档案管理细则》。

2、各科室在开展各项工作的过程中，要收集和保存好相关材料。

3、要求教务处以科室为单位，按专项工作分类别将材料及时归档。各科室确定相应的责任人，实行谁经办、谁负责、谁归档的原则。

4、每学期结束后，处办公室需及时对校、处、科的各级各类文件材料整理归档。归档资料应包含：

（1）开展该项工作的通知；

（2）为做好该项工作而召开会议的会议通知、会议记录及会议签到表等。

十、教务处关于校内接待工作要求

1.提倡把温暖送给教师，把关心带给学生，要热情接待教师和学生。对教师、学生提

出的问题和要求应在政策允许的范围内尽力解决。本部门不能解决的要主动与相关部门联

系，对确实不能解决的问题要耐心细致地做出解释。如果对能解决的问题设置障碍，拖拖

拉拉不及时处理要进行批评教育，屡教不改者或借解决问题之机索要好处者要调离工作岗位，造成损失的要按照学校规定给予处分。

2.应及时处理系（部）、教研室、实验室和教师提交的报告和请示。学校已有明文规定

的应当天处理。对学校现有文件未明确规定的问题要提出处理意见，在一周内报分管处

长或提交处务会研究后答复。与学校现有文件规定相违背的或影响到学校发展的重大问题

任何个人不能随意表态和签字，谁表态、谁签字、谁负责。

3.接待来人来电应以礼相待，对老者和上级领导应起身迎送。

4.待人和善、谦虚谨慎，要尊重老师和同事，爱护学生。在任何情况下不允许对老师、学生和同事耍态度、发脾气。凡与教师、学生争吵、斗殴者年终考核不能评优。

十一、教务处关于办公电话管理及服务要求

电话是与外界沟通和联系的重要手段，也是展示一个部门形象的重要窗口之一。电话中的声音、语气、语调和语言直接反映出一个部门人员的素质、学识、修养、诚意和态度以及办事效率、精神面貌和管理水平。因此，为了树立教务处良好的形象与声誉，在接听电话和处理相关业务时应遵循以下规定：

1. 严禁使用单位电话处理私人事务。

2. 严禁在工作时间接听电话时以聊天寒喧方式影响同事的工作和影响内外信息渠道的

畅通，即使是重要的私人事务也要以最简捷方式回应处理以免影响工作。

3、因公事接打电话时应注意

（1）响铃时。电话铃声响起之后应尽快拿起话筒。在电话铃声响起三次之内必须有人接听，以免引起对方失望或不悦。接听时应说“您好!教务处XX科室”，主动报出自己的部门，使对方能尽快明白，节省时间。

（2）找人时。来电话指名找人应迅速把电话转给要找的人。如果不在应明确告诉对方，如果需要留言必须作好记录。

（3）对方说话声小不能大声叫嚷而要有礼貌地告诉对方“对不起，声音有点小”。

（4）通话时。通话时如果有其他人进来不得置之不理，应该点头致意。如果需要与同事讲话时应有礼貌地说“请您稍等”，然后捂住送话筒小声交谈。

（5）中断时。通话中突然中断应该立即挂上电话，再次接通后要表示歉意并说明原因。

（6）挂断时。打完电话不要自己先挂断电话，应该等对方挂断后再轻轻放下听筒。

十二、教务处资产管理制度

1、教务处办公室负责对教务处固定资产低值易耗品的管理、核算固定资产、低值易耗品增减变化及结算情况，办理固定资产内部调拨的账簿调整。

2、教务处办公室建立教务处固定资产、低值易耗品总分类账、二级明细分类账、三级明细分类账、固定资产明细卡。

3、各固定资产及低值易耗品的使用科室，均需建立相应的资产明细卡片账，每年年底与综合科核对一次，防止资产的丢失和损坏。

4、各科室每半年应对本部门使用的固定资产进行一次清查盘点，年终教务处组织一次全面清查盘点，清查盘点工作由综合科和使用科室共同参加。如清查发现账目不符或毁损严重时应于半个月内查明原因并查清责任人并对责任人提出处理意见，教务处办公室监督处理意见的落实。

5、对因各种原因需要报废的固定资产、低值易耗品，使用科室应向教务处办公室提出报废申报，由教务处办公室上报资产处审批。经有关部门进行鉴定并由教务处领导及有关部门在资产报废申报单签署意见后才可实施报废处理。